Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

BRANEX IA S.A.S., sociedad por acciones simplificada constituida ante la Cámara de Comercio de Medellín, identificada con NIT 902072784-6, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia, y dirección en la Calle 63 No. 77-41, Medellín. Teléfono +57 314 744 6649.

Correo para el ejercicio de derechos, consultas y reclamos: [email protected]. El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es la Dirección General, y responde a través de ese correo.

2. Alcance

Esta política aplica a todos los datos personales que Branex trata en calidad de responsable: los de quienes nos escriben desde este sitio, los de contactos comerciales y proveedores, y los de las personas vinculadas a las organizaciones con las que trabajamos.

Cuando tratamos datos personales por cuenta de un cliente —dentro de un proyecto contratado— actuamos como encargados del tratamiento. En esos casos las finalidades y la autorización las define el cliente, que es el responsable, y nuestro tratamiento se limita a lo pactado en un contrato de transmisión de datos con el contenido que exige el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Nuestro manual interno de políticas y procedimientos fija cómo lo hacemos en cada etapa.

3. Definiciones

• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación —salud, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, entre otros.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.

4. Datos personales que tratamos

Recolectamos lo mínimo necesario para el fin que perseguimos. En concreto:

• Datos de contacto que tú nos escribes: nombre, empresa, correo electrónico y la descripción del asunto que quieres resolver.
• Datos de la relación comercial: cargo, teléfono corporativo, información de facturación y los datos necesarios para formalizar un contrato y cumplir obligaciones tributarias y contables.
• Datos técnicos de navegación: información agregada sobre el uso del sitio, con fines estadísticos. No la usamos para perfilar personas identificadas.

Sobre el formulario de este sitio: el formulario de contacto no envía información a ningún servidor de Branex ni la guarda en una base de datos. Compone un mensaje y lo abre en tu propio programa de correo, desde donde tú decides si lo envías. Los datos llegan a nosotros solo cuando envías ese correo, y quedan en nuestro buzón corporativo.

5. Finalidades del tratamiento

• Atender y responder las solicitudes, preguntas y mensajes que nos envías.
• Preparar y presentar propuestas de servicios.
• Ejecutar, administrar y hacer seguimiento a la relación contractual.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de reporte a autoridades competentes.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio o con la solicitud que originó el contacto.
• Elaborar estadísticas internas y mejorar nuestros procesos.

Lo que no hacemos: no vendemos datos personales, no los cedemos a terceros con fines publicitarios y no los usamos para finalidades distintas de las autorizadas. Si en algún momento necesitáramos una finalidad nueva, pediríamos una autorización nueva.

6. Datos sensibles y datos de menores de edad

Este sitio no solicita datos sensibles y te pedimos no incluirlos en los mensajes que nos escribes.

Cuando un proyecto contratado implique tratar datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes, aplican condiciones reforzadas: autorización explícita —y del representante legal cuando se trata de menores—, respeto del interés superior del menor, cifrado, acceso restringido por rol y registro de quién accede. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo: nadie está obligado a entregarlos.

7. Autorización y forma de revocarla

Al enviarnos un mensaje con tus datos, autorizas su tratamiento para las finalidades descritas en esta política. Conservamos prueba de la autorización en el propio mensaje recibido.

Puedes revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos en cualquier momento escribiendo a [email protected]. La revocatoria procede siempre que no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar la información.

8. Derechos del titular

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Conocer los datos personales tuyos que tratamos, de forma gratuita.
• Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
• Suprimir los datos cuando el tratamiento no respete la ley o cuando hayan dejado de ser necesarios.
• Revocar la autorización otorgada.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que le hemos dado a tus datos, cuando lo solicites.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Estos derechos los ejerce el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro. Para atender la solicitud verificamos la identidad de quien la presenta.

9. Procedimiento para consultas

Envía tu consulta a [email protected] indicando tu nombre, un dato de contacto y qué información quieres conocer.

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, te informamos los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso supera los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10. Procedimiento para reclamos

Si consideras que un dato debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos algún deber de la ley, envía un reclamo a [email protected] con tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección de contacto y los documentos que quieras aportar.

• Si el reclamo está incompleto, te lo requerimos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que lo subsanes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta de tu parte, se entiende que desististe.
• Si no somos competentes para resolverlo, damos traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y te informamos de esa situación.
• Una vez recibido el reclamo completo, incluimos en la base de datos una leyenda que dice «reclamo en trámite» y el motivo, en un término máximo de dos (2) días hábiles. La leyenda se mantiene hasta que el reclamo se decida.
• El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, te informamos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no supera los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11. Encargados, transmisión y transferencia

Para operar nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra. Con cada uno existe un acuerdo que lo obliga a tratar la información solo para la finalidad contratada y con medidas de seguridad no menos exigentes que las nuestras. Hoy son:

• Hetzner Online GmbH: servidores ubicados en Finlandia, en la Unión Europea.
• Cloudflare, Inc.: protección y entrega segura del tráfico de nuestra red.
• Google LLC: correo electrónico corporativo.

Enviar datos fuera de Colombia para que un proveedor los trate por cuenta nuestra es una transmisión internacional, que se ampara en un contrato de transmisión (Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2). Si alguna vez entregáramos datos a otro responsable fuera del país, sería una transferencia, y solo la haríamos hacia países con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o con tu autorización expresa e inequívoca, como exige el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Finlandia figura entre los países con nivel adecuado de protección.

No entregamos datos personales a autoridades sin una solicitud formal y legalmente fundamentada.

12. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración: acceso restringido por rol, cifrado de la información sensible, separación entre los datos de cada organización con la que trabajamos, copias de respaldo con recuperación probada y registro de accesos.

No publicamos el detalle de nuestra arquitectura de seguridad: describir públicamente cómo está construida una defensa es debilitarla.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos de su Circular Única y, cuando actuamos como encargados, le avisamos al cliente responsable sin demora.

13. Uso de inteligencia artificial

Tratamos los datos en sistemas de inteligencia artificial con las mismas reglas de esta política y conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio:

• No enviamos datos personales de nuestros clientes a servicios externos de inteligencia artificial sin su autorización escrita.
• Los datos sensibles y los de niñas, niños y adolescentes solo se procesan con modelos que corren en nuestra propia infraestructura.
• No usamos los datos de un cliente para entrenar modelos destinados a otros.
• Ninguna decisión que te afecte la toma un sistema automático sin revisión de una persona.

14. Conservación de la información y vigencia de las bases de datos

Conservamos los datos mientras dure la finalidad que justificó su recolección y, después, durante los términos que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Cumplidos esos términos, los datos se suprimen. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras Branex desarrolle su objeto social.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales u operativos. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con su fecha de actualización visible al inicio. Cuando el cambio afecte sustancialmente las finalidades del tratamiento, lo comunicamos antes de aplicarlo.

16. Contacto

BRANEX IA S.A.S. · NIT 902072784-6 · Calle 63 No. 77-41, Medellín, Antioquia, Colombia · +57 314 744 6649 · [email protected]